Datenschutzerklärung

Stand: März 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
Ascensus GmbH
Werstener Dorfstraße 152
40591 Düsseldorf
E-Mail: info@mice-cloud.de

2. Überblick der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen:

  • Bestandsdaten (Namen, Adressen, Firmenbezeichnungen)
  • Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummern)
  • Inhaltsdaten (Texteingaben, Buchungsdaten)
  • Nutzungsdaten (besuchte Seiten, Zugriffszeiten)
  • Meta-/Kommunikationsdaten (IP-Adressen, Geräteinformationen)
  • Vertragsdaten (Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie)
  • Zahlungsdaten (werden ausschließlich durch Stripe verarbeitet)

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — z.B. Kontaktformular
  • Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — z.B. SaaS-Nutzung, Abonnement
  • Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) — z.B. Aufbewahrungspflichten
  • Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — z.B. Sicherheit, Analyse

4. Hosting und Server

Unsere Anwendung wird auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) gehostet. Die Anwendung und ihre Datenbank werden in Deutschland gehostet. Für die nachfolgend beschriebenen Zahlungs-, E-Mail- und optionalen KI-Funktionen werden außerdem externe Dienstleister eingesetzt. Hetzner ist nach ISO 27001 zertifiziert.

5. SaaS-Plattform (app.mice-cloud.de)

5.1 Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung erheben wir: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Passwort (Argon2-gehasht). Diese Daten sind zur Vertragsdurchführung erforderlich.

5.2 Buchungsdaten

Im Rahmen der Nutzung werden Buchungsdaten verarbeitet: Veranstaltungsdaten, Raumwahl, Catering, Gästezahl, Kontaktdaten der Buchenden. Diese Daten werden im Auftrag des Kunden (Hotels) als Auftragsverarbeiter verarbeitet.

5.3 Sicherheitsmaßnahmen

  • HTTPS für die Übertragung; AES-256-GCM für ausgewählte Zugangsdaten und Geheimnisse, etwa PMS-Zugangsdaten und TOTP-Secrets
  • Passwort-Hashing mit Argon2
  • Optionale 2-Faktor-Authentifizierung (TOTP)
  • Content Security Policy und Security Headers
  • Rate Limiting zum Schutz vor Brute-Force-Angriffen
  • Audit-Logging aller sicherheitsrelevanten Aktionen

6. Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe, Inc. (510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA). Stripe ist nach PCI DSS Level 1 zertifiziert. Wir speichern keine Kreditkarten- oder Bankdaten. Stripe-Datenschutz: stripe.com/de/privacy

7. E-Mail-Versand

Transaktions-E-Mails (Buchungsbestätigungen, Passwortzurücksetzung) werden über Brevo (ehemals Sendinblue) versendet. Brevo verarbeitet E-Mail-Adressen als Auftragsverarbeiter.

7.1 Optionale KI-Funktionen

Wenn KI-Funktionen für ein Hotel eingerichtet und genutzt werden, können Veranstaltungsdaten und darin enthaltene Kontaktdaten zur Erstellung von Textentwürfen an den konfigurierten Anbieter OpenAI oder Anthropic übermittelt werden. Der Umfang richtet sich nach der genutzten Funktion und der Konfiguration. Hotels sollten vor der Aktivierung Anbieter, Verarbeitungsbedingungen und die Zulässigkeit der übermittelten Daten prüfen. Informationen zur eingesetzten Konfiguration erhalten Sie auf Anfrage.

8. Kontaktformular

Beim Absenden des Kontaktformulars werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, optional Hotel / Unternehmen, Betreff und Nachricht) über unseren Server und den E-Mail-Dienst Brevo an uns übermittelt und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Dies gilt auch, wenn Sie uns direkt per E-Mail kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Massnahmen) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung).

9. Website-Analyse

Wir setzen derzeit keine Tracking- oder Analyse-Tools ein. Es werden keine Cookies gesetzt, die über die technisch notwendigen hinausgehen.

10. Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (z.B. Session-Cookies für den Login). Es werden keine Marketing- oder Tracking-Cookies verwendet.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Welche Daten wir über Sie gespeichert haben
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten
  • Löschung (Art. 17 DSGVO) — Löschung Ihrer Daten ("Recht auf Vergessenwerden")
  • Einschränkung (Art. 18 DSGVO) — Einschränkung der Verarbeitung
  • Datenportabilität (Art. 20 DSGVO) — Export Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — Widerspruch gegen die Verarbeitung
  • Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — Jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
  • Beschwerde — Bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

MICE Cloud bietet in der App unter "Einstellungen" die Funktionen GDPR-Export (alle Daten als JSON) und Account-Löschung direkt im Dashboard an.

12. Auftragsverarbeitung (AVV)

Für Hotels, die MICE Cloud zur Verarbeitung von Buchungsdaten ihrer Gäste nutzen, stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO bereit. Bitte kontaktieren Sie uns unter info@mice-cloud.de.

13. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. HGB, AO: 6-10 Jahre für Geschäftsunterlagen) stehen dem entgegen. Bei Kündigung des Abonnements werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.

14. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.